Peranan Penting Sekretaris dan Kualifikasinya

Peranan Penting Sekretaris dan Kualifikasinya

Peranan Penting Sekertaris

Sekertaris sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Definisi Sekretaris

“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby ( Oxford Advanced Dictionary)

Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secretdan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Beberapa defenisi sekretaris lainnya,

1. ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”. Webster New Dicitonary of American Language College.
2. “Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H.W.Flower & F.G. Flower
3. “Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor”. Ruth J.Anderson

Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

Fungsi sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

• Terhadap atasan :

Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.Mediator pimpinan dengan bawahan.

• Terhadap bawahan/karyawan :

Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

Kualifikasi Sekertaris

Berikut ada beberapa kualifikasi yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris.

• Pengetahuan Umum

Tugas sekretaris sangat beragam. Profesi ini menuntut kecakapan dan kemampuan yang tidak main-main seperti memahami bahasa Indonesia dengan baik dan benar dan juga menguasai beberapa bahasa asing secara lisan mapun tulisan. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas, dan semua yang berkaitan dengan struktur keorganisasian juga harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena nanti pekerjaannya akan berhubungan dengan orang-orang yang berada dalam struktur organisasi tersebut. Selain itu sekretaris juga dituntut untuk menguasai tata kearsipan serta pengetahuan tentang peralatan perkantoran.

• Pengetahuan Khusus

Pengetahuan ini lebih mengarah kepada relevansi ilmu terapan yang harus dikuasai secara dasar dalam suatu  perusahaan  tertentu. Misalkan sekretaris tersebut bekerja di bidang tekstil, maka ia harus menguasai ilmu tekstil untuk mendukung pekerjaannya di perusahaan tempatnya bekerja.

• Keterampilan

Beberapa keterampilan yang wajib dimiliki oleh seorang sekretaris adalah:

Mampu menyusun laporanMampu menggunakan teknologi perkantoranMemiliki pengetahuan tentang tata penyimpanan arsipmemiliki kemampuan berkomunikasi dengan teleponMampu menulis cepatMemperbarui keterampilannya sesuai dengan perkembangan dunia usaha yang digeluti.

• Kepribadian

Menjadi sekretaris yang baik bukan hanya soal kemampuan berkomunikasi dan keterampilan berbahasa asing. Namun yang paling utama adalah kepribadian yang baik. Pada informasi Lowongan Sekretaris tidak bisa diprediksi mana orang yang benar-benar kompeten atau hanya sekedar memiliki kualifikasi standar soal kemampuan ilmu terapan. Berbicara soal sekretaris tidak sedang membicarakan bakat. Kepribadian sangat sulit ditebak hingga seseorang benar-benar dikenali beberapa waktu.

Pada poin ini, tidak semua memiliki kriteria yang tepat dari segi kepribadian.