Sistem Informasi Manajemen dan Kategori-Kategorinya

Sistem Informasi Manajemen dan Kategori-Kategorinya

Suatu jenis sistem perkantoran yang pada akhir-akhir ini banyak direncanakan oleh manajer perkantoran yang berubah kedudukannya menjadi manajer administrative ialah sistem informasi manajemen (management information sistems, terkenal dengan singkatannya MIS).  Sistem termaksud dapat dirumuskan sebagai kebulatan jalinan hubungan dan jaring lalulintas informasi dalam sesuatu organisasi mulai dari sumber yang melahirkan bahan keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penahanan sampai penyebarannya kepada para petugas yang berkepentingan agar dapat melaksanakan semua tugas dengan sebaik-baiknya dan terakhir tiba pada pucuk pimpinan organisasi untuk keperluan membuat berbagai keputusan yang tepat.

Selama ini sistem informasi dalam organisasi umumnya dianggap sejalan dengan kerangka pembagian sesuatu organisasi dalam satuan-satuan di bawahnya.  dalam pengertian yang sangat umum informasi (information, keterangan) adalah segala sesuatu yang dikomunikasikan di antara orang-orang  (kini juga di antara orang dengan mesin dan mesin dengan mesin).  Melakukan komunikasi pada pokoknya berarti memberitahukan pengertian kepada pihak lain. 

Selain itu definisi informasi adalah bahan bagi komunikasi.  Tanpa informasi takkan ada komunikasi dan sebagaimana telah diketahui tanpa melakukan komunikasi tidak akan ada orang yang bisa hidup, masyarakat yang bisa berkembang atau organisasi yang bisa mencapai tujuannya. Jadi, informasi merupakan salah satu sumber kekuatan ataupun faktor hidup dari orgnisasi apa pun.  Dengan adanya sistem informasi yang baik dapatlah tercegah pencarian keterangan yang lama atau bahkan kehilangan keterangan yang merugikan manfaat besar, yaitu melengkapi para petugas dan pimpinan organisasi dengan keterangan-keterangan yang perlu agar dapat melaksanakan tugasnya masing-masing sebaik mungkin.

Menurut Hershner Cross sistem informasi manajemen yang terpadu merupakan suatu gabungan yang amat teratur dari pegawai, perlengkapan, dan fasilitas-fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan pengolahan, pengiriman, dan peragaan data, semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi dalam perusahaan.

Haynes dan Massie yang mengikuti konsep Robert Anthony dan ahli-ahli lainnya membagi pengertian management information dalam 3 kategori yang berikut:

1. Strategic planning information (informasi untuk perencanaan yang     strategis).
2. Management control information (informasi untuk control oleh pimpinan).
3. Operational information (informasi pengerjaan).

Secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur pokok yang berikut:

1. Sumber daya:berupa data yang kemudian menjadi informasi.
2. Hampiran:kerangka sistem.
3. Aktivitas:pengolahan (processing)
4. Perlengkapan:berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi.

Sistem informasi manjemen (MIS) tidak hanya satu macam saja, karena itu dianggap sebagai pola juga ada bermacam-macam sesuai dengan jenis-jenis organisasi atau perusahaan.  Tetapi apapun bentuk dan bagaimanapun corak sesuatu sistem informasi manajemen, tujuan terakhir dan cita-cita tertinggi dari penelaahan-penelaahan terhadap sistem keterangan dalam organisasi ialah penyusunan Total Management Information System Menurut Terry:

“Sistem ini akan meliputi seluruh badan usaha dan melalui pengumpulan sistematik, pengolahan, penyebaran data akan menyediakan semua informasi yang perlu kepada setiap orang agar dapat memberikan bantuan maksimum dalam mencapai tujuan-tujuan tertentu.