Perencanaan Sistem Perkantoran Dalam Organisasi

Perencanaan Sistem Perkantoran Dalam Organisasi

Manajemen adalah segenap perbuatan menggerakkan sekelompok petugas dan mengerahkan segenap saran dalam sesuatu organisasi apa pun untuk mencapai tujuan tertentu.  Pejabat pimpinan yang bertugas melakukan perbuatan menggerakkan petugas dan mengerahkan sarana itu disebut manajer.  Secara lengkap tugas seorang manajer adalah:

1. Perencanaan: Pola perbuatan menggambarkan di muka hal-hal yang harus    dikerjakan dan caranya mengerjakan.
2. Pembuatan Keputusan : Pola perbuatan melakukan pemilihan di antara berbagai kemungkinan untuk menyelesaikan soal-soal yang terjadi.
3. Pembimbingan : Pola perbuatan mendorong semangat bekerja, mengarahkan  para pelaksana, dan memberi petunjuk.
4. Pengorganisasian  : Pola perbuatan menghubungkan dan menyelaraskan para pelaksana berikut tugasnya satu sama lain.
5. Pengontrolan  : Pola perbuatan memeriksa dan mencocokkan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang ditentukan.
6. Penyempurnann : Pola Perbuatan memperbaiki tata rangka dan tatakerja dalam organisasi yang bersangkutan.

Sesuai dengan perincian di atas, salah satu tugas seorang manajer kantor adalah melakukan Perencanaan, yaitu perencanaan sistem perkantoran.  Hal pokok yang harus direncanakan ialah seluruh tatausaha dalam organisasinya sebagai sistem perkantoran.  Jadi, tugas pertama seseorang manajer perkantoran ialah melakukan perencanaan terhadap sistem perkantoran pada organisasi atau perusahaannya.

Secara terperinci aktivitas perencanaan itu menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan:

1. Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran
2. Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran.
3. Penggunaan mesin dan perlengkapan perkantoran.

Berbagai metode, prosedur, dan sistem perkantoran dalam setiap organisasi perlu direncanakan sebaik-baiknya oleh manajer perkantoran karena pasti meningkatkan efisiensi organisasi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. J. C. Denyer menyebutkan pentingnya sistem perkantoran yang direncanakan secara baik karena berbagai manfaat yang antara lain:

1. Kelancaran pekerjaan perkantoran, dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan;
2. Pengurangan keterlambatan, hambatan;
3. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan;
4. Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha;
5. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi;
6. Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha.