Kategori Yang Harus Dimiliki Oleh Sekretaris

Kategori Yang Harus Dimiliki Oleh Sekretaris

Kualifikasi yang harus dimiliki oleh jabatan sekretaris sangatlah banyak. Sekretaris dituntut untuk mampu berpikir kritis dan bertindak secara profesional dalam pekerjaannya. Berpikir kritis diperlukan pengetahuan yang luas baik dalam bidang sekretaris maupun pengetahuan umum lainnya. Tidak saja berupa hafalan tetapi harus sampai pada tataran analisis.

Kategori yang harus dimiliki oleh seorang yang menempati jabatan sebagai seorang sekretaris dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Pengetahuan

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi dua yaitu:

• Pengetahuan umum

Sekretaris harus menguasai visi, misi, tujuan, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi dan personil organisasi. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan. Sekretaris juga harus menguasai dan memahami dengan baik beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis.

• Pengetahuan khusus

Sekretaris harus mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja.

2. Ketrampilan

Seorang sekretaris disamping dituntut memiliki pengetahuan juga harus terampil dalam emenerapkan pengetahuannya untuk kepentingan kerja. Ketrampilan yang harus dimiliki sekretaris meliputi :

• Mampu menyusun laporan,
• Mampu berkorespondensi,
• Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing lainnya,
• Teknik tata penyimpanan arsip,
• Teknik berkomunikasi dengan telepon,
• Menulis cepat dengan steno,
• Teknik mengetik surat,
• Dan ketrampilan melakukan aktivitas kantor lainnya.

3. Kepribadian

Yang memegang peranan penting dalam menunjang pekerjaan adalah kepribadian.Prasyarat kepribadian lebih dominan dibandingkan dengan prasyarat yang lainnya. Kepribadian yang menarik adlah kepribadian yang dinamis, dewasa penuh percaya diri, terbuka, penuh rasa tanggung jawab, loyalitas, sopan dan jujur. Hal-hal lain yang menunjang pembentukan kepribadian yaitu:

• Dalam penampilan Kebersihan pribadi, kerapihan pribadi, berbusana yang serasi, penampilan yangmenarik.

• Berbicara yang baik Intonasi dan volume suara yang enak didengar dan penyampaian yang sistematis.

• Sikap bisnis Setia, dapat dipercaya, ramah tamah, penuh perhatian, dapat bekerjasama dan dapat menghargai waktu.

4. Praktik

Sebelum seseorang dapat diangkat menjadi sekretaris, haruslah cukup memiliki pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor yang tanggung jawabnnya belum begitu luas. Misalnya menjadi resepsionis, operator, tata usaha, korespondensi. Semua itu diperlukan untuk membiasakan diri dalam berbagai macam pekerjaan business routineyang nantinya diperlakukan untuk menjalankan pekerjaan sekretaris.