Peranan Sistem dan Prosedur Dalam Keseluruhan Pekerjaan Manajemen

Peranan sistem dan prosedur dalam keseluruhan pekerjaan manajemen

Sistem dan prosedur merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap manajer. Dengan ini dimaksudkan bahwa setiap orang yang mengawasi, membimbing, atau mengurusi kegiatan-kegiatan dari bawahan (beberapa atau banyak) mempunyai pertanggungjawaban yang sejalan dengan pekerjaannya bagi sistem dan prosedur yang dipergunakannya bersama-sama dengan bawahannya; bagaimana mengerjakan segala sesuatu, cara dan sarana yang dipergunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diserahkan, dan metodologi proses kerja yang di pakai.  Sistem dan prosedur dengan demikian merupakan suatu bidang lapangan kegiatan/usaha yang harus digolongkan sebagai salah satu dari beberapa unsur-unsur manajemen.

Sistem dan prosedur dapat dibagi kedalam dua kategori, yaitu untuk karyawan pabrik (blue collar) dan karyawan kantor (white collar).

1. “Blue-collar systems and procedures” ialah sistem dan prosedur yang ditandai dengan adanya pabrik, bengkel, halaman, pemeliharaan, proyek bangunan, prosedur (manual dan mekanis) yang dipergunakan dalam pemabrikan, konstruksi, pemeliharaan dan pembuatan barang-barang dan pengerjaan parts dan bahan-bahan yang dipergunakan.
2. “White –collar systems and procedure” ialah sistem dan prosedur yang ditandai dengan adanya manajemen administrative, dalam arti yang luas, termasuk di dalamnya ialah prosedur yang biasanya dikenal sebagai pekerjaan perkantoran, seperti misalnya pengerjaan kertas-kertas, penyimpanan catatan-catatan pembukuan.pelaporan,perencanaan, penjadwalan kerja penganggara-belanjaan, standard-standard kerja, pengawasan produksi dan lainnya.

Pertanggungjawaban sistem dan prosedur

Sistem dan prosedur merupakan tanggung jawab daripada setiap orang dalam setiap jawatan atau perusahaan.   Apabila Pertanggungjawaban sistem dan prosedur ditiadakan maka akan mengakibatkan:

1. Orang-orang sedikit sekali berbuat atau sama sekali tidak berbuat terhadap hal-hal yang berhubungan dengan sistem dan prosedur
2. Orang berbuat sesuatu menimbulkan tujuan yang tumpang-tindih, bertentangan, atau berpandangan sempit (licik).

Pertanggungjawaban pegawai/pekerja (yaitu staff atau pelaksana yang tiada mengawasi seorangpun) secara minimum terdiri dari:

1. Mempergunakan instruksi-instruksi prosedural yang di terimanya, baik secara lisan atau tertulis, dan untuk menyimpang dari instruksi-instruksi ini hanya sampai pada tingkat yang diizinkan,
2. Apabila instruksi-instruksi yang diterimanya tidak mencakup semua hal yang ia kerjakan, maka ia harus mengembangkan dan mempergunakan sistem dan prosedur sendiri.
3. Menemukan dan mengusulkan kepada atasannya, cara dalam instruksi prosedural yang telah diterimanya dapat diubah, baik demi kejelasannya ataupun untuk memperoleh penyempurnaan yang menguntungkan,
4. Terus-menerus mencari dan mempergunakan cara dan sarana bagi penyempurnaan prosedur-prosedur yang dirancang sendiri.

Pertanggungjawaban sistem dan prosedur bagi para pengawas tingkat pertama ( pegawai lini yang memiliki tanggung-jawab langsung atas pegawai/pekerja yang tidak mempunyai tingkat pengawasan yang lebih rendah di bawah wewenangnya) secara minimum meliputi:

1. Menuntun dan membimbing orang-orang yang diawasinya pada waktu mereka melaksanakan tanggungjawabnya di bidang sistem dan prosedur,
2. Untuk mengamati semua sistem dan prosedur yang diperlukan atau dipergunakan dalam unit organisasi yang menjadi tanggung-jawabnya yang resmi sebagai seorang manajer.
3. Mengkoordinasikan secara horizontal dan vertical dengan unit-unit organisasi yang lain dalam bidang sistem dan prosedur untuk mendapatkan saling pengertian.

Pertanggungjawaban sistem dan prosedur bagi para pengawas/pejabat yang berada di antara diantara pengawas tingkat pertama dengan tingkat tertinggi dalam perusahaan (yaitu pengawas yang mengawasi para pengawas), secara minimum intinya sama dengan pertanggungjawaban pengawas tingkat pertama.  Pada tingkat lebih tinggi, tentu saja para petugas pengawasan yang bersangkutan mempunyai pertanggungjawaban di bidang sistem dan prosedur yang jauh lebih luas karena menyangkut orang yang lebih banyak, dan dengan demikian lebih banyak fungsi, dan tanggung jawabnya lebih berat, dalam arti meliputi tingkat-tingkat kekuasaan pengawasan yang lebih banyak.

Batasan fungsi system dan prosedur

Meskipun fungsi sistem dan prosedur dapat dibatasi dalam istilah-istilah yang paling sederhana sebagai “ akal sehat yang terorganisir”, tetapi suatu definisi kerja yang lebih formal berbunyi “ Analisa terhadap kebijaksanaan, prosedur, formulir-formulir dan perlengkapan untuk menyederhanakan dan menstandarisasikan pekerjaan-pekerjaan kantor”.  Semua fungsi dalam organisasi seperti misalnya produksi, pemasaran, keuangan, pembelian, hubungan industrial dan sebagainya, dilaksanakan dengan sarana data kerja, atau sistem dan prosedur, yang menterjemahkan kebijaksanaan manajemen ke dalam tindakan-tindakan.