10 Soal Tanya Jawab Tentang Sistem Persediaan

 10 Soal Tanya Jawab Tentang Sistem Persediaan

1. Apa yang dimaksud dengan inventory?

Jawab :

Istilah persediaan (inventory) adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya , sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.

2. Apa yang dimaksud dengan sistem persediaan?

Jawab : 

Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus di jaga , kapan persediaan harus di isi , dan beberapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan untuk menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat dan pada waktu yang tepat . Atau meminimumkan biaya total melalui penentuan apa, beberapa dan kapan pesanan dilakukan secara optimal . Sistem dan model-model manajemen persediaan juga digunakan untuk mengendalikan persediaan dan membuat berbagai keputusan investasi persediaan.

3. Sebutkan 5 jenis persediaan?

Jawab :

Menurut jenisnya persediaan dapat dibedakan dalam beberapa jenis diantaranya :

• Persediaan barang mentah (Raw Materials), yaitu persediaan bahan mentah yang akan di proses dalam proses produksi. Misalnnya karet lateks merupakan bahan mentah pada perusahaan yang memproduksi ban mobil dan ban sepeda serta daging,sayuran dan bumbu-bumbu adalah bahan baku dari suatu restoran. Bahan mentah dapat diperoleh dari sumber alam atau dibeli dari para supplier atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya.
• Persediaan berupa suku cadang (spare part) yang akan digunakan dalam proses produksi. Persediaan barang ini terdiri dari komponen-komponen yang akan diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk , misalnya blok mesin kendaraan.
• Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies) yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi. Bahan baku penolong tersebut , proses produksi pasti tidak bisa jalan, Contoh : Air belerang pada perusahaan ban mobil.
• Persediaan barang setengah jadi (work in process), yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi. Misalnya , pada perusahaan mebel (furniture) potongan kayu yang telah dibuat harus disediakan untuk dirakit menjadi kursi atau meja.
• Persediaan barang jadi (finished good stock), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dan siap untuk dijual atau dikirim kepada konsumen, termasuk konsumen akhir.

4. Sebutkan macam-macam fungsi persediaan?

Jawab :

• Fungsi decoupling
• Fungsi economic lot sizing
• Fungsi antisipasi

5. Apa yang dimaksud dengan fungsi decoupling?

Jawab :

Fungsi Decoupling

Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai kebebasan  (independance). Persediaan "decouples" ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga "kebebasannya". Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para langganan. {ersediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.

6. Apa yang dimaksud dengan fungsi economic lot sizing?

Jawab :

Fungsi Economic Lot Sizing

Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya-biaya per unit. Persediaan lot-size ini perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan (pertolongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah dan sebagainya) Karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar , dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi,resiko,dan sebagainya).

7. Apa yang dimaksud dengan fungsi antisipasi?

Jawab :

Fungsi Antisipasi

Sering perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (Seasonal Inventories). Di samping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidak pastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang selama periode pemesanan kembali, Sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra yang sering disebut persediaan pengaman (safety inventories). Pada kenyataanya persediaan pengaman merupakan pelengkap fungsi decoupling yang telah diuraikan di atas . Persediaan antisipasi ini penting agar kelancaran proses produksi tidak terganggu.

8. Jelaskan 3 kelompok persediaan?

Jawab :

Berikut adalah penjelasan dari ketiga kelompok persediaan :

• Carrying costs adalah biaya untuk memiliki dan menyimpan persediaan selama periode tertentu . Biaya ini berhubungan positif dengan jumlah persediaan dan terkadang dengan waktu penyimpanan. Termasuk dalam kelompok ini adalah bunga atas dana yang ditanamkan dalam persediaan, sewa gudang,penyusutan,dan lain-lain. Carrying costs dapat dinyatakan dalam dua cara. Pertama , yang paling sering adalah menyatakan dalam rupiah per unit persediaan per periode waktu, Kedua , dinyatakan sebagai persentase tertentu dari nilai persediaan , biasanya antara 10-40 persen.
• Ordering costs adalah biaya yang berhubungan dengan penambahan persediaan yang dimiliki. Biaya ini biasanya dinyatakan dalam rupiah per pesanan dan tidak terkait dengan volume pesanan. Jadi ordering costs berhubungan positif dengan frekuensi persediaan. Termasuk kelompok ini adalah biaya pengiriman , pesanan beli, inspeksi penerimaan dan pencatatan. Ordering costs ini biasanya berhubungan terbalik dengan carrying costs , jika volume pesanan bertambah, frekuensi pesanan berkurang sehingga mengurangi ordering costs. Sementara itu, bertambahnya volume pesanan menyebabkan bertambahnya baik persediaan maupun carrying costs. Ringkasnya, jika volume pesanan bertambah, ordering costs berkurang tapi carrying cots bertambah.
• Shortage or stockout costs tercipta jika permintaan tak dapat dipenuhi karena kekosongan persediaan. Termasuk dalam kelompok ini adalah ketidakpuasan konsumen dan potensi keuntungan yang tak terealisasi. Sangat sulit memperkirakan shortge costs, sebagai gantinya dilakukan perkiraan subjektif. Shortage costs berhubungan terbalik dengan carrying costs. Jika persediaan bertambah, carrying costs bertambah sementara shortage costs berkurang.

9. Sebutkan 3 macam metode pengendalian persediaan?

Jawab :

• Metode pengendalian secara statistik (Statical Inventory Control)
• Metode perencanaan kebutuhan material (MRP)
• Metode persediaan Just In Time(JIT)

10. Apa yang dimaksud dengan metode persediaan just in time?

Jawab :

Metode Persediaan Just In Time (JIT)

Dalam perkembangannya persediaan "berlebih" dipandang sebagai pemborosan, meskipun bisa mengatasi masalah dalam persediaan sebagai tindakan berjaga-jaga . Yang lebih baik adalah memiliki persediaan sedikit mungkin namun kegiatan produksi tetap jalan lancar. Hal ini dapat dicapai dengan pembekalan barang dalam jumlah yang sama tepat dengan kebutuhan dan penyerahannya tepat saat digunakan, tidak terlambat maupun terlalu dini. Taktik pengelolaan persediaan seperti itu dikenal dengan Just In Time. Dengan just in time inventory persediaan yang dimiliki akan ditekan menjadi sedikit mungkin, karena adanya persediaan dapat menutupi berbagai masalah baik karena faktor-faktor dari dalam maupun luar perusahaan. Masalah-masalah itu pada dasarnya merupakan konsekuensi dari manajemen yang kurang baik dan toleransi terhadapa pemborosan . Ini berarti keperluan persediaan akan makin sedikit jika masalah yang ada telah dapat dihilangkan atau paling tidak dikurangi . Keberhasilan Just In Time dengan demikian dapat menghapus pemborosan atau menuju penghematan.